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Adjointe exécutive

Institut Mallet

This is a Contract position in Brampton, on posted November 18, 2021.

PROFIL RECHERCH Vous aimez travailler dans une diversit de mandats; vous recherchez des collgues sur qui vous pouvez rellement compter dans un travail d’quipe; vous tes l’aise dans un poste qui offre la possibilit d’tre en interaction avec diffrents acteurs; vous avez de l’initiative, de l’autonomie et souhaitez contribuer l’avancement de projets novateurs.

Ce poste est pour vous SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous l’autorit de la direction gnrale, la personne occupant ce poste est responsable de l’appui aux fonctions de la direction gnrale, de l’organisation quotidienne du secrtariat, du soutien logistique et du soutien la comptabilit.

Elle seconde la direction gnrale dans diffrents dossiers oprationnels et assure les suivis rigoureux et diligents.

Elle suggre de nouvelles ides, procdures ou normes pouvant contribuer l’efficacit administrative de l’organisation.

Elle a aussi pour mandat d’appuyer les autres membres de l’quipe dans l’exercice de leurs fonctions.

Principales responsabilits
– Rpond au tlphone et transmet les appels et les messages aux personnes appropries ;
– Accueille les visiteurs et fournis des renseignements gnraux ;
– Ouvre, traite et distribue le courrier postal et lectronique et les autres documents reus et coordonne la circulation des renseignements l’interne ;
– Prpare, saisit l’ordinateur et rdige la correspondance, les factures, les publications et autres documents la demande des membres de l’quipe ;
– Assure la rvision linguistique des documents devant tre mis en circulation ;
– Gre les rendez-vous et l’agenda de rencontres de la direction gnrale, ainsi que toute la correspondance de celle-ci ;
– Apporte un soutien logistique aux rencontres du conseil d’administration et des divers comits : prpare les calendriers annuels des rencontres, assure la logistique des runions, prpare les projets d’ordre du jour et la documentation avant chaque rencontre, assiste certaines rencontres et rdige les comptes rendus ;
– Participe la gestion de la veille en philanthropie de l’Institut en troite collaboration avec l’quipe en place;
– Gre la base de donnes des contacts et partenaires de l’organisation et la tient jour ;
– Assure la gestion documentaire, dont le classement et la saisie des donnes ;
– Prpare et effectue les envois massifs postaux ou lectroniques ;
– Voit l’approvisionnement des fournitures de bureau, au bon fonctionnement de l’quipement et des logiciels et assure en coordination avec les autres membres de l’quipe le suivi des services pourvus par les fournisseurs ;
– Assure l’entre des donnes des factures dans le logiciel comptable ; la production des chques ; le soutien au comptable externe; l’entre des donnes de la VISA ; la facturation des clients ; le dpt de chques dans le compte bancaire ; la gestion et suivi des fournisseurs ; et la gestion de la petite caisse.

– Toutes autres tches connexes.

CONTEXTE ET CONDITIONS DE TRAVAIL
– Lieu de travail principal Qubec;
– Organisation du travail flexible et en partie en tltravail;
– Poste temps plein de 35 heures / semaine;
– Salaire selon exprience;
– Priode de probation de 90 jours;
– Avantages sociaux disponibles;
– Dplacements occasionnels pour les vnements, les comits et diversit dans les projets.

EXIGENCES MINIMALES
– Etre dj habilit(e) travailler au Canada;
– DEP ou DEC secrtariat, bureautique ou exprience pertinente quivalente;
– Exprience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste comparable;
– Dmontrer de l’initiative, tre minutieux, autonome et organis ;
– Faire preuve de discrtion et de professionnalisme ;
– Rigueur intellectuelle, facilit comprendre et polyvalence ;
– Habilet communiquer, travailler en quipe et tablir des relations bases sur la confiance;
– Trs bonne matrise du franais et de l’anglais dans l’expression orale et crite;
– Faire preuve de disponibilits et de capacit d’adaptation;
– Excellente connaissance des logiciels Microsoft (Excel, Word, Outlook).